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Come scrivere un'email in inglese

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Come scrivere un'email in inglese

Quante volte vi sarà capitato o vi sarà stato chiesto, sia in ambito lavorativo che scolastico, di scrivere un’email in inglese? Oggi, infatti, mandare email è un’attività centrale nella nostra quotidianità e ogni giorno ne vengono scritte e inviate a centinaia. Ma come scriverne una in inglese? In questo articolo vi forniremo alcuni consigli e indicazioni su come comporre un’email informale e formale in questa lingua.

Come scrivere un’email in inglese

Per scrivere un’email in inglese si dovranno innanzitutto seguire i seguenti passaggi che daranno forma al nostro testo:

  • indicare l’oggetto;

  • salutare il destinatario dell’email in modo formale/informale;

  • elaborare il corpo del testo in modo chiaro e conciso, usando vocaboli adeguati e introducendolo con una frase che indichi la ragione per cui stiamo scrivendo;

  • scrivere la conclusione del discorso dell’email;

  • congedarsi in modo formale/informale;

  • firmare l’email.

Ora, vediamo nello specifico ciascun elemento, iniziando proprio dall’oggetto (subject line) e dai saluti iniziali (greetings).

Il primo passaggio nella stesura di un’email è l’inserimento dell’oggetto, che anticipa al destinatario il contenuto del testo che andrà a leggere.

L’email presenta sempre dei saluti iniziali, che si diversificano a seconda del destinatario e del tipo di messaggio che scriveremo. Nel caso di un’email informale si potrà scegliere ad esempio tra i seguenti saluti:

  • Dear (caro/a) + nome;

  • Hi/Hello (ciao) + nome;

se il destinatario è un gruppo di persone:

  • Hi everyone/Hello all (ciao a tutti).

Nel caso di un’email formale useremo invece:

  • Dear + Mr/Mrs/Miss/Ms (Signore/a, Signorina) + cognome: ovviamente sceglieremo il titolo adeguato a seconda del destinatario della nostra email. C’è da fare attenzione a Ms che utilizziamo quando non conosciamo lo stato civile della donna alla quale stiamo scrivendo;

  • Dear + titolo (ad esempio Dr./Prof) + cognome: utilizziamo questa formula di apertura soprattutto nel caso di email rivolte a dottori di ricerca o professori universitari;

  • Dear + nome + cognome: formula utilizzata principalmente quando si scrive a persone che non si conoscono bene.

Se invece non conosciamo affatto il nome del destinatario o se stiamo scrivendo, ad esempio, a una società:

  • Dear Sir(s) (Egregi/Gentili Signori);

  • Dear Sir/Madam (Egregio Signore/Gentile Signora);

oppure

  • To whom it may concern (a chi di competenza).

Sia che si tratti di un’email informale o di una formale, dopo ognuna di queste formule di apertura è necessario mettere la virgola (o nessun segno di interpunzione), andare a capo e lasciare uno spazio.

Successivamente, segue una formula di apertura (opening) che non solo introdurrà il testo, ma informerà l’interlocutore della ragione per cui stiamo scrivendo. Per quanto riguarda le email informali abbiamo sicuramente maggiore libertà d’espressione, tuttavia, ricorrono spesso alcune frasi che si possono utilizzare e che, soprattutto per le email formali, si differenziano in base al tipo di messaggio da trasmettere.

Tra le formule d'apertura più comuni troviamo ad esempio:

  • I am writing to you because (Le sto scrivendo perché);

  • I am writing to inform you that (Le sto scrivendo per informarla che);

  • I am writing to let you know (Le sto scrivendo per farle sapere).

Nel caso in cui dovessimo comunicare qualcosa di positivo o di negativo possiamo introdurre il nostro testo con:

  • I am delighted to tell you that (sono lieto/a di informarla che);

  • We are pleased to announce that (siamo lieti di annunciarle che);

  • I regret to inform you that (mi dispiace informarla che);

  • We regret to inform you that (ci dispiace informarla che).

Se invece la nostra email è di risposta o ha lo scopo di ringraziare il nostro destinatario usiamo formule come:

  • I am writing in reply to/I am writing in response to (Le sto scrivendo in risposta a);

  • I am writing regarding/in reference to (Le sto scrivendo riguardo a/per quanto riguarda);

  • I am writing to thank you for (Le sto scrivendo per ringraziarla per).

Segue il corpo del testo (body text) che dovrà contenere frasi brevi, chiare e concise (che la lingua inglese predilige) e, con esse, a seconda del destinatario, il giusto tono e vocabolario. Ovviamente si preferisce la forma intera e nessuna contrazione di verbi ed espressioni per le email formali.

Il testo principale di un’email informale avrà come chiusura (closing) frasi come:

  • Looking forward to hearing from you (aspetto tue notizie);

  • Hope to hear from you soon (spero di sentirti presto);

  • That’s all for now (per ora è tutto).

Mentre, le email formali:

  • I look forward to hearing from you (resto in attesa di sue notizie);

  • I would appreciate your reply at your earliest convenience (apprezzerei la sua risposta il prima possibile);

  • Thank you for your patience/consideration (la ringrazio per la sua pazienza/considerazione).

Anche per i saluti finali, abbiamo diverse opzioni, sia per quanto riguarda le email informali che formali.

Vediamole insieme, iniziando dalle email informali. Per chiudere questo tipo di email possiamo usare espressioni come:

  • Love from (con affetto);

  • Yours (il tuo/la tua);

  • See you soon (a presto).

Maggiormente neutre e professionali appaiono:

  • Regards (saluti);

  • Best regards/Best wishes (i migliori saluti);

  • Kind regards (cordialmente/cordiali saluti).

Nelle email formali, invece, chiuderemo per lo più con:

  • Sincerely (cordialmente);

  • Yours sincerely (cordiali saluti);

  • Yours faithfully (in fede);

  • Respectfully (con rispetto).

Come per l’apertura, anche dopo il saluto finale si inserisce una virgola e si va a capo, lasciando uno spazio.

Giunti al termine dell’email è il momento della firma (signature). Se l’email è informale verrà firmata con il nome proprio della persona che scrive. Potrà seguire in questo caso un P.S. (post scriptum) nel caso in cui si volesse aggiungere un breve messaggio. Se invece stiamo inviando un’email formale firmeremo con il nostro nome completo, al quale spesso, se si tratta di business email, seguiranno le informazioni relative al nostro titolo, lavoro o compagnia/ente per cui lavoriamo.

Prima di inviare l’email, è bene che chi scrive controlli se all’interno del testo siano presenti errori di grammatica o spelling (ortografia) che non solo potrebbero causare problemi di incomprensione ma, soprattutto nel caso di email formali, anche di credibilità agli occhi di chi legge. Inoltre, bisogna ricordare che il testo principale di un’email deve essere breve. Altri e più lunghi documenti di testo possono sempre essere inviati tramite email sotto forma di allegato (attachment) con la formula Please, find attached.

LEGGI ANCHE: Come si scrive un’email perfetta?

Monica Velli

Autore: We Can Job. Per approfondimenti su formazione e lavoro visita il sito Wecanjob.it.