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Dal manager alla cultura aziendale: work-life balance, un lavoro di squadra

·6 minuto per la lettura
Copy space shot of two young businesswomen walking by the office window, chatting casually while going on a coffee break together. (Photo: fotostorm via Getty Images)
Copy space shot of two young businesswomen walking by the office window, chatting casually while going on a coffee break together. (Photo: fotostorm via Getty Images)

Talvolta l’azione migliore che una persona possa compiere per accrescere le proprie performance in ufficio è fermarsi: in altre parole, per fare meglio un lavoro bisogna smettere di farlo.

Non è un paradosso, come sanno bene i creativi: la creatività può infatti manifestarsi anche al di fuori degli orari lavorativi, nei momenti di relax, una lezione che può essere appresa da tutti, soprattutto dai manager. In modo simile, anche la produttività non è legata al numero di ore che si trascorrono alla scrivania in ufficio: sono numerosi gli studi che mostrano che superare le 50 ore di lavoro a settimana influisce negativamente sulla produttività personale, mentre abbassare questa soglia può produrre effetti positivi.

L’ultimo esperimento in questo senso, molto significativo e che ha trovato grande eco sulla stampa, è il caso dell’Islanda, che ha introdotto la settimana lavorativa di soli quattro giorni per circa 2.500 lavoratori. I risultati di questo test, che si è svolto tra il 2015 e il 2019, hanno dimostrato che, pur con una settimana lavorativa ridotta, la produttività non si è abbassata, anzi, in alcuni casi è perfino migliorata.

Per un manager l’equilibrio vita/lavoro implica un doppio traguardo e una doppia responsabilità, che deve riuscire a raggiungere innanzitutto per sé stesso. La vita di un leader è paragonabile, in fondo, a quella di un atleta, nella quale alle ore dedicate all’allenamento, con il massimo dispendio di energie, devono corrispondere altrettante ore di risposo. Inoltre, il manager deve saper raggiungere un determinato balance anche per dare il buon esempio al resto del team.

Le ricerche sul tema non offrono risultati incoraggianti. Secondo un’indagine di Harvard Business Review, molti degli intervistati, professionisti tra 30 e 50 anni, descrivono il proprio impiego come caotico e spossante e - quel che è peggio - danno per scontato che lavorare oltre gli orari prestabiliti sia necessario per il raggiungimento del proprio successo.

“C’è innanzitutto un lavoro da fare su sé stessi. Occorre uscire dallo stereotipo che molti manager hanno costruito negli anni, ovvero quella di “felici maniaci” del lavoro, che modellano la loro identità solo in relazione alla propria professione: infatti, non di rado, lo fanno perché concepiscono il tempo libero come uno spreco”, spiega Mariangela Lupi, Head of HR | Professional Recruitment di Spring Professional e Badenoch + Clark.

La manager ci conduce al punto più delicato della questione: il difficile raggiungimento di un equilibrio tra vita professionale e privata ha motivazioni psicologiche prima ancora che organizzative.

Il leader deve iniziare un percorso personale se ambisce a raggiungere un buon work-life balance, aumentare la propria motivazione e, di conseguenza, le performance e trasmettere in azienda tutto ciò che di buono ha appreso su una migliore organizzazione del proprio tempo.

“Un passo fondamentale sta nella gestione delle energie. Il manager deve riconoscere che non può essere sempre al massimo delle proprie capacità cognitive ed emotive e deve imparare ad ascoltarsi e comprendere quando è il momento di staccare la spina, chiedere un giorno libero o una vacanza. Una buona gestione del tempo evita anche di commettere errori che vedo fare spesso, come affrontare tutti i compiti più complessi subito, all’inizio della giornata, senza dividere la loro risoluzione in step durante la settimana”.

Energia e poi tecnologia. I tool digitali rappresentano allo stesso tempo il miglior alleato e il peggior nemico per un manager alla ricerca di un equilibrio tra vita privata e lavorativa. Stando a un’indagine di Deloitte, l’80% dei professionisti italiani in carriera dichiara di addormentarsi con lo smartphone in mano, oltre ad avere la tendenza a svegliarsi di notte per controllarlo; sempre nella stessa indagine emerge che il 76% lo utilizza per guardare le email di lavoro durante il tempo libero, mentre l’83% ammette persino di rispondere.

Eppure, la tecnologia, se usata bene, rappresenta un valido aiuto: basta pensare a tutti i tool che permettono di programmare le attività, come per esempio le funzioni che consentono di scrivere una mail in anticipo decidendo poi la data di invio. Il problema reale che incide sull’equilibrio vita/lavoro risiede nell’abuso degli strumenti di comunicazione (come Slack, Teams, ma anche Whatsapp, Telegram e affini): “Alla tecnologia vanno imposti dei confini ben definiti. Il lavoro che il manager deve compiere è innanzitutto quello di darsi e dare delle regole, limitando per esempio l’invio di messaggi o videochiamate solo all’interno di alcune fasce orarie. Un altro passo consiste nel concordare dei canali di comunicazione privilegiati dedicati esclusivamente alle emergenze, anche al di fuori degli orari prestabiliti”, afferma Lupi.

Queste attività si inseriscono all’interno di un processo che non ha un inizio e una fine, ma uno sviluppo costante: “Il raggiungimento di un equilibrio tra vita privata e lavorativa non è una linea retta, ma un ciclo che prevede degli step continui di valutazione e miglioramento e cambia man mano che evolvono le circostanze e le priorità”, continua Lupi.

L’iniziativa, inoltre, non va lasciata al singolo. Le aziende devono essere sensibili al problema, attuare politiche di welfare e, ancora, dotare i manager di tutti gli strumenti tecnologici per favorire il lavoro a distanza e automatizzarlo, ma soprattutto devono lavorare a un cambiamento complessivo della cultura e dell’educazione del management e di tutta la popolazione aziendale.

Le organizzazioni più illuminate sul fronte del work-life balance offrono corsi per educare i manager e i dipendenti a gestire meglio il loro tempo (è il caso, ad esempio, di Disney e Google); altre invece, come Daimler, hanno ideato stratagemmi per evitare che i manager venissero “tempestati” di email anche durante le ferie: è bastata una risposta automatica, nella quale si avvisava il mittente che la sua email sarebbe stata cancellata o che, in alternativa, avrebbe potuto indirizzarla a un sostituto. Questa policy ha permesso di ottenere due risultati fondamentali: 1) evitare che i manager “collezionassero” migliaia di email a cui avrebbero dovuto rispondere una volta rientrati (alcuni, proprio per evitare l’accumulo, avrebbero iniziato a farlo anche in vacanza); 2) educare le persone ad avere più rispetto del tempo altrui. In un’ottica simile, il Ceo di Citigroup, Jane Fraser, ha abolito le call su Zoom il venerdì, per aiutare manager e collaboratori a prendersi una pausa e “respirare”.

La formazione e la cultura in azienda sul tema sono fondamentali. Da qui nascono poi tutte le policy che hanno dimostrato di apportare reali benefici: maggiore flessibilità, lavoro a distanza, riduzione degli orari della settimana lavorativa e, soprattutto, benefit per chi ha figli (condizione, quest’ultima, che diventa decisiva per le donne manager, che più subiscono lo stress della doppia gestione di lavoro e famiglia).

“Il Ceo e i manager sanno che il loro comportamento rappresenta un modello di ispirazione. Devono incoraggiare i collaboratori a sfruttare bene il tempo delle vacanze, che, nei limiti del possibile, devono essere realmente “disconnesse” e devono responsabilizzare gli altri membri del team a impegnarsi nel modo migliore per sostituire i colleghi assenti; e ancora, dissuaderli dall’inviare troppe email al di fuori degli orari lavorativi”, afferma Lupi.

Il work-life balance è una cultura che nasce e si propaga a partire dal rispetto del tempo altrui. Per questo diventa prioritario - conclude Lupi - “lavorare per definire al meglio i confini tra ore di lavoro e tempo libero, sempre più labili e incerti a causa dell’aumento delle attività che si svolgono da remoto”.

Questo articolo è originariamente apparso su L'HuffPost ed è stato aggiornato.

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