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Ecco quanto tempo impiega un'azienda a selezionare il personale

Cristina Maccarrone

Avete fatto un colloquio, vi sembra esser andato bene, invece è passato quasi un mese e non avete ricevuto alcune risposta. Se vi ritrovate in questa descrizione, sappiate che potreste ancora avere delle chance visto che 30 giorni è un lasso di tempo necessario per molte aziende per portare a termine una selezione.

A dirlo sono i dati di una ricerca condotta da Robert Half, società di ricerca e selezione personale, che ha intervistato 100 responsabili delle risorse umane. I numeri parlano chiaro: per “chiudere” una posizione ci possono volere anche due mesi. Ovviamente, stiamo parlando dei casi limite, ma nello specifico: il 45% dichiara che sono necessarie 4 settimane, il 35% parla addirittura di 5 e il 14% prevede l’impiego di due mesi. Questi tempi sarebbero tanto più lunghi quanto maggiori sono le responsabilità di chi si sta cercando, ha tra l’altro precisato Matteo Colombo, country manager per l'Italia di Robert Half.

Altro dato che emerge è che per arrivare alla conclusione dell’iter di selezione, nel 50% dei casi è necessario fare almeno 4 colloqui. Ma cosa porta alla scelta di una “rosa di candidati” e perché sono necessari tutti questi colloqui? E ancora: perché le selezioni durano così a lungo? Per avere le risposte a tutte queste domande, ne parliamo con Giulia Corgatelli, HR Generalist di NGI , azienda con sede a Busto Arsizio (Varese), operatore di telecomunicazioni interamente italiano (e conosciuta per il brand di rete wireless Eolo) e continuamente in crescita tanto che entro giugno 2014 è previsto un ampliamento dell’organico: al momento sono infatti aperte circa 30 posizioni. “L’obiettivo di NGI è quello di far crescere numerosi team visto che il lavoro è in aumento, consideri che solo nel giugno di 2 anni fa erano 64”.

Partendo dunque dalla sua esperienza, conferma che per chiudere una posizione sono necessarie 3-4 settimane? Non si tratta di un tempo fin troppo lungo? Da cosa dipendono queste tempistiche?
“Per quanto riguarda NGI, posso dire che confermo i dati della ricerca: in media per trovare la persona adatta abbiamo bisogno di 3-4 settimane. Mi rendo conto che, visto dal di fuori,  può sembrare troppo, ma questo dipende da alcuni fattori. In primis – cosa tutt’altro che trascurabile – lavorando in un’azienda come la mia, in continua crescita, non c’è mai solo una posizione aperta per volta. Cosa che è ovviamente un bene, ma che ci impedisce di fare una ricerca mirata. Inoltre, su queste tempistiche influiscono a volte anche motivazioni interne: magari stiamo cercando una persona che andrà a lavorare per un team che si deve ancora costruire oppure abbiamo dovuto prima cercare il responsabile che potesse incontrare le risorse in un luogo che non è quello della sede (come ci è capitato per dei colloqui per trovare personale in Veneto). O, ancora, si aspettano delle conferme da parte della direzione. Mi spiego meglio: magari c’è una riorganizzazione interna di gruppi (dovuta anche alle assunzioni) e questo rallenta il processo di selezione”.

Concorda anche nel fatto che i tempi si allungano a seconda del ruolo di maggiore responsabilità?
“Devo dire che nel nostro caso non è così. O meglio, è vero che le seniority si valutano diversamente rispetto a dei profili junior, ma non è una questione di tempo. In ogni caso si tratta invece di investimenti di tempo anche per chi è un nuovo entrato con poca esperienza. Prendiamo il caso degli stagisti, l’impegno non è tanto economico, ma quanto per il fatto che si ha una persona senior impiegata per un tot di mesi nell’affiancamento dello stagista”.

Parlando di colloqui, il 55% degli HR ha dichiarato che per arrivare alla scelta finale ne sono necessari dai 2 ai 3, anche se c’è una percentuale del 40% che arriva a 4 “interviste” e chi addirittura (il 13%) arriva a vedere il candidato 5 volte. Questi step necessari a cosa sono orientati?
“NGI adotta un processo selettivo che consiste in 3 colloqui: il primo, conoscitivo, è affidato alle risorse umane, il secondo, di carattere tecnico, vede la presenza oltre che di un HR anche di un responsabile dell’area nella quale andrà a lavorare il futuro candidato e infine il terzo colloquio è di carattere valutativo e viene fatto con il direttore delle risorse umane e con una figura direzionale (che può anche essere il direttore tecnico nel caso di ruoli appunto più tecnici). Il colloquio conoscitivo ha una grande importanza, serve per indagare il carattere della persona e le sue aspettative, ma anche la sua aderenza alla cultura aziendale. Il selezionatore si mette, o meglio si deve mettere, nell’ottica di ascoltare cosa il candidato vuole raccontare di sé e per fare questo deve staccarsi dal piano soggettivo ossia dal giudicare cosa è buono e cosa no. Il metro di valutazione deve invece riguardare ‘cosa è vicino all’azienda e cosa no’. In questa fase si valuta anche se il candidato può essere adatto per lavorare in quel team o meno, se cioè il suo modo di essere si adatta al team esistente o che si deve formare. I tecnicismi si possono imparare, le caratteristiche umane no. Il che, però ,non vuol dire che un candidato che si pensa che non possa andare bene in un team venga totalmente escluso dal processo di selezione, ma può essere ricontattato in seguito per lavorare con un altro gruppo”.

Quando dunque si dice 'tanto è solo un colloquio conoscitivo' dando più importanza a quelli dopo quindi lo si sminuisce sbagliando…
“Sì, quel colloquio è molto importante per andare avanti nella selezione. Segue poi quello tecnico dove si entra nel dettaglio del lavoro, delle mansioni che si dovranno svolgere, si dice cosa fa il team di preciso e si dicono quali caratteristiche sono richieste. Il terzo, con il direttore risorse umane, sta a significare che si è a buon punto. È pur sempre un colloquio valutativo, si è a buon punto, ma può essere anche che la persona non superi questo step. Altra cosa da sottolineare, è che non è detto che in questo contesto venga fatta la proposta economica, può pure avvenire dopo. Sicuramente in questo o nei colloqui precedenti, si parla di come sarà strutturato l’ingresso e che contratto viene offerto”.

E quanto alla rosa dei candidati come viene scelta e quante persone in genere vengono selezionate? Stando al sondaggio, in genere gli HR portano avanti 4/6 persone, ma c’è chi arriva fino a 15…
“In genere ne 'portiamo' 3-4 al secondo colloquio, 1 o 2 al terzo. Cerchiamo sempre una persona che sia entusiasta, con voglia di fare, di mettersi in gioco, grinta, spirito, sono caratteristiche che sembrano banali ma invece per noi è fondamentale che abbia quell’entusiasmo giovanile, quella voglia di fare, voglia di mettersi in gioco, di “tirarsi su le maniche e fare” che lo porta a buttarsi. Ovviamente sono caratteristiche richieste, ma non assumiamo solo junior, anzi l’esperienza conta tantissimo, quelli detti prima sono aspetti importante sia in chi è alle prime armi che per chi è più navigato”.

E se trovate subito il candidato ideale, che fate? Capita mai?
“Certo che può succedere perché la valutazione – a differenza di quanto si crede – non si basa su un paragone con altri candidati. Quando capita o capitano più persone e magari la posizione aperta è solo una, si portano avanti lo stesso. Capita spesso che se si trovava una persona valida, si cercava di aprire altre posizioni, per non farsi portare via la persona, è tipico di aziende in crescita. Questo riguarda più che altro figure junior, nel caso dei senior, come detto, si fanno ricerche più mirate”.

Invece, come si deve comportare un candidato a cui è stato detto che il colloquio era andato bene e che avrebbe ricevuto una risposta che invece dopo un mese non è ancora arrivata?
“Noi cerchiamo di rispondere a tutti, per noi è importante, per rispetto del tempo che il candidato ci ha dedicato. Se qualcuno è stato selezionato, lo contattiamo subito per telefono per fissare un secondo incontro, altrimenti scriviamo (e non si tratta di un risponditore automatico, ma c’è una persona che lo fa) per dire che può candidarsi eventualmente per altri ruoli, ma a volte può capitare che qualcuno ci sfugge. Il consiglio è di scrivere un’e-mail. Certo, non si riceve risposta neanche a questa, non è un buon segno: meglio lasciare perdere”.