Una riunione di lavoro su 3 è inutile, ed è uno spreco di soldi

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“C’è una riunione”. Quante volte, in azienda, questa affermazione scatena malumori? Non poche, e il motivo è facile: spesso sono una perdita di tempo. Una ricerca apparsa sul Journal of Occupational and Organizational Psychology sostiene addirittura che una riunione su tre sia improduttiva. Ciò significa che negli Stati Uniti, paese di riferimento, 11 milioni di esse non porti a nulla e, anzi, costi alle società circa 37 miliardi di dollari all’anno.

Come porre rimedio? A cominciare da noi stessi. Ecco quindi una serie di errori che comunemente si commettono su questo tema, e la cui correzione non può che sortire effetti positivi.

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Troppe riunioni

Non serve partecipare a tutte quelle in cui si è coinvolti. E’ importante, invece, scremare e capire quali richiedano davvero la vostra presenza. Per le altre, è opportuno declinare educatamente spiegandone i motivi.

Manca una mediazione

Una riunione è un luogo in cui più persone esprimono idee e opinioni. Il rischio che si vada per le lunghe è altissimo. Un mediatore, invece, governerebbe la discussione dando il giusto peso alle argomentazioni, aiutando ad approfondire temi complessi e troncando le inutili divagazioni.

Definire regole di base

Regole semplici: quanto devono durare gli interventi, l’obbligo di attenersi a quanto c’è in agenda, rispettare i diversi punti di vista per evitare che la riunione degeneri in una discussione tanto sterile quanto inutile.

Capire il valore di chi parla

In ogni luogo c’è qualcuno che sa vendersi alla grande, apparendo molto migliore di quel che è. Anche nelle riunioni. Saper cogliere la validità della stoffa di chi interviene e di quel che dice è una qualità da sviluppare per rendere il meeting più efficace.

Quel che ci dice il caffè

Uno studio ha rivelato gli effetti della caffeina durante le riunioni, permettendo di arrivare a una precisa distinzione tra uomo e donna. I primi non ne escono bene: il loro approccio è alternativo tra il buttarsi a capofitto nella discussione o tentare di uscirne quanto prima. Le seconde, invece, sono più collaborative e tendono a fraternizzare. Facile capire quale dei due sia meglio.

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Definire il tempo

“La riunione durerà un’ora”. Messa così, sembra si debba per forza tirare fino a quando il sessantesimo minuto sarà terminato, allungando il brodo degli argomenti. Considerare il tempo non vincolante, invece, potrebbe aiutare a definire ogni punto dell’agenda in fretta e senza perdersi. Così una riunione che doveva durare un’ora può finire anche in 20 minuti.

Non essere puntuali

Sembra che il 37% delle riunioni cominci in ritardo perché manca sempre qualcuno. E chi aspetta, poi, non partecipa con l’umore migliore, con conseguenze negative per tutti.

La gestione delle emozioni

Si cerca di essere sempre sorridenti e ben disposti, ma magari dietro questa facciata c’è una persona che in quel momento ha ricevuto una cattiva notizia, ha litigato con qualcuno di caro, o sta vivendo giorni difficili. Mascherare, alla lunga, non porta beneficio: distrae dagli obiettivi e ti esaurisce.

Troppi partecipanti

Dice Jeff Bezos: “Nessuna riunione dovrebbe prevedere più gente di quanta possa essere sfamata con due grandi pizze”. Null’altro da aggiungere.

Cibo in riunione

Se è stato convenuto di riunirsi in pausa pranzo, è un conto. Se no, mangiare mentre altri parlano o ascoltano non è buona educazione. Per non parlare degli aromi del cibo.

Riunirsi per il gusto di farlo

Spesso le riunioni finiscono per tenersi sulle “varie ed eventuali”. Errore: affinché funzionino, l’ordine del giorno deve essere chiaro.

Lo smartphone? Fuori

Notifiche di ogni tipo: mail, whatsapp, social. E la distrazione è continua. Il modo migliore è tenere il telefono fuori dal meeting o in tasca. E concentrarsi.

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