Wedding planner: può fare al caso tuo?

Prima di arrivare all’altare, e pronunciare il fatidico sì, c’è da prendere un’altra decisione. Che non stravolgerà la vita come il matrimonio, certo, ma potrebbe cambiare, e non poco, l’andamento delle nozze. Perché organizzare il giorno più importante non è una passeggiata e l’idea che qualcosa non fili liscio, ai promessi sposi, crea molte tensioni. Così sono sempre di più le persone che scelgono di affidarsi a una (o ad un) professionista. Ed ecco che spunta lo wedding planner, l’esperto per eccellenza, che è pronto a organizzare ogni piccolo dettaglio. Fedi, fiori e abiti compresi.

Il professionista delle nozze sbarca in Italia
Il loro lavoro, molto sfruttato negli Usa, sta prendendo sempre maggior campo in Italia. Non c’è uno standard ben preciso, nel modo di operare degli organizzatori dal punto di vista logistico: c’è chi si rivolge ai fornitori di fiducia – proprietari di castelli, ville, aziende di catering, società di noleggio e negozi convenzionati - proponendo agli sposi un ventaglio di opzioni già rodate. E c’è chi, seguendo le indicazioni della coppia, si muove in modo originale, scegliendo posti nuovi e inediti per soddisfare le aspettative dei futuri marito e moglie.

Chi sceglie i wedding planner?
Non c’è un target ben delineato ma una cosa è certa: per lo specialista delle nozze possono optare coppie di ogni tipo, anche chi non vuole un matrimonio in grande stile e non ha una disponibilità economica elevata. Il budget, in fin dei conti, è stabilito da chi si sposa. E può diventare addirittura conveniente investire in una figura professionale che eviti beghe e impicci. C’è poi chi ha una clientela tutta particolare, che sogna una cerimonia da mille e una notte. A bussare alla porta di Valentina Bojer, 35 anni, fiorentina, responsabile degli eventi e del marketing di Villa Gamberaia a Firenze (tra le dimore storiche più prestigiose d’Italia) sono soprattutto professionisti e imprenditori, architetti e avvocati. “Lavoro con clienti stranieri – ci spiega – e seguo solo cerimonie di alto livello”. Il tipo di cliente che si rivolge alla sua agenzia, la Vb events, “è una persona che ricopre un ruolo di rilievo, spesso con un’elevata disponibilità economica e con il sogno di rendere le nozze un evento unico e irripetibile”. La Vb organizza ogni dettaglio, compreso il disbrigo delle pratiche burocratiche e- cosa da non sottovalutare se i clienti sono stranieri - il volo per arrivare a Firenze. “Non solo per gli sposi ma per tutti gli ospiti che arrivano, il più delle volte, da ogni angolo del mondo” ci spiega la titolare. In questo caso i matrimoni vengono gestiti come eventi che durano due-tre giorni, solitamente dal venerdì alla domenica, e sono seguiti da uno staff che varia da due a sette persone. Compresa la wedding planner, che riesce a organizzare eventi di portata internazionale. Come il matrimonio di una coppia che un paio di anni fa, per l’occasione, chiese un concerto privato di Sting: l’evento, senza calcolare il cachet del cantante, stabilito a parte, venne a costare la bellezza di 500mila euro. Il suo compenso? E’ variabile, calcolato sulla spesa complessiva. Partendo però da una base di 2mila euro a cui si aggiunge il 10% del costo totale della cerimonia. Cerimonia che può essere civile, celebrata in chiesa, con rito indù, secondo la tradizione ebraica e, comunque, sempre seguendo il tipo di religione del cliente, qualunque sia.

Tutti gli aspetti che segue il wedding planner
Ma di cosa si occupa nello specifico uno wedding planner? Può gestire l’intera organizzazione dell’evento, dall’addio al celibato al rinfresco, o soltanto un aspetto, che il più delle volte è il ricevimento, parte estremamente impegnativa. Il suo contributo dipende solo dagli sposi: sono loro a decidere cosa nello specifico deve curare, riservandosi magari alcuni compiti come la preparazione degli inviti o la scelta delle bomboniere. Farsi carico dell’intera gestione, però, può essere stressante. Perché non c’è solo da comprare gli abiti degli sposi, delle damigelle, l’anello e il bouquet, ma anche la chiesa – se si sceglie di celebrare le nozze lì – e gli addobbi floreali, l’auto con la quale arrivare all’altare, il brindisi per gli amici e il pranzo per i parenti. E ancora: il luogo della festa, spesso difficile da trovare facendo incastrare orari e date che, per un bizzarro scherzo della sorte, sembrano sempre quelle sbagliate. Gli inviti, le bomboniere, il catering, le fotografie, le riprese video, la musica, il trucco e l’acconciatura della sposa. Insomma, davvero un  gran lavoro, del quale si fanno carico persone specializzate in management.

L’incontro: come capire se è quello giusto
Il primo contatto è fondamentale:  trovare una persona affine è il punto di partenza. Perché una cosa è certa: il wedding planner si sostituisce agli sposi solo nella parte logistica. Restano loro a decidere dove celebrare le nozze e cosa fare. Al professionista invece spetta il compito di sbrigare le pratiche, trattare i prezzi, incontrare i fornitori e selezionare i servizi sulla base delle esigenze della coppia, alla quale spetta sempre l’ultima parola. Nessun timore di trovarsi con un buffet non gradito, quindi: è stato prima scelto e testato dai novelli sposi.

I servizi offerti dai wedding planner
Il lavoro del wedding planner è riassunto in cinque attività chiave: quella di consulenza, per fornire dritte, avere notizie prima di prendere una decisione o semplicemente un confronto; l’organizzazione dell’evento dalla A alla Z con tutti gli aspetti che questo comporta; la gestione e organizzazione di parte dell’evento o anche solo di un aspetto come il pranzo, i fotografi o il disbrigo delle pratiche burocratiche; la gestione del budget delle nozze per tenere sotto controllo ogni spesa;  e infine il coordinamento nel giorno del matrimonio per controllare che tutto fili liscio ed evitare inconvenienti.

Quanto mi costa?
Di wedding planner capaci ce ne sono sempre in maggior quantità e spesso si pensa che i costi siano inaccessibili. Il matrimonio viene organizzato, il più delle volte, sulla base del budget della coppia. Il wedding planner avrà uon una percentuale che varia dal 5 al 15% sulla spesa totale delle nozze. Se la percentuale adottata è il 10% e l’investimento previsto dagli sposi è di 15.000 euro, ad esempio, 1.500 euro andranno spesi per la gestione. Essendo comunque una libera professione non esiste un tariffario e le indicazioni sono molto variabili. Infatti c’è chi ha un cachet fisso, un minimo di base che aumenta sulla base delle trasferte e delle richieste aggiuntive. Ma sono sempre meno: la percentuale sembra andare per la maggiore, soprattutto quando ci si rivolge ad agenzie che hanno uno staff a disposizione della coppia, con specifiche figure di riferimento specializzate in ogni singolo settore. Infine ci sono agenzie che rispettano interamente il budget rientrando anche loro nella somma prevista senza chiedere nessuna commissione. Come? Con le percentuali che gli Wp applicano alle aziende fornitrici dei servizi, facendosi riconoscere una percentuale da loro. Per testare comunque un wedding planner è sufficiente un incontro preliminare, una consulenza che a volte viene pagata a forfait o addirittura fatta gratuitamente. Se, infine, viene scelto il loro servizio, la pianificazione iniziale può anche rientrare nel costo complessivo della prestazione.

Il wedding planner conviene?
Per molti, quindi, quello che all’apparenza sembrava un servizio dai costi proibitivi e inaccessibile, può trasformarsi in un vantaggio. Anche economico. Evitando infatti, oltre allo stress dei preparativi, anche gli spostamenti, le telefonate, i documenti e la burocrazia, la perdita di tempo e i mille impegni da incastrare, riesce a far ammortizzare buona parte dell’investimento. Perché quando si decide di fare il grande passo viene spesso sottovalutato quello che comporta in termini organizzativi. Se poi una coppia vuole fare le cose in grande stile o inventarsi qualcosa di bizzarro e fuori dal comune, il più delle volte non ha i contatti giusti per realizzare il proprio sogno e rischia di fare più di un buco nell’acqua. I professionisti invece sono ben coscienti del mercato e delle possibilità, conoscendo chi può fare al caso della coppia.