Yahoo Finanza L'email di lavoro perfetta? Ecco come scriverla
Le email, da circa vent’anni, sono divenute uno strumento di comunicazione imprescindibile. Basti pensare che, secondo le statistiche, vengono inviati ogni giorno 205 miliardi di messaggi di posta elettronica. Chi penserebbe, quindi, di non saperne scrivere una? In realtà non sempre i nostri messaggi riescono a colpire nel segno, ottenendo l’effetto desiderato. E questo perché scrivere una email è un’arte non semplice, e spesso insidiosa. Per la quale la prima regola è quella di non commettere alcuni fatali errori.
Primo fra questi, è quello di tenere rapporti epistolari solo per domandare qualcosa. Ricordate sempre che l’interlocutore dall’altra parte è una persona che, come tutti, ha piacere che si dimostri interesse per la sua vita, per le sue attività, per suoi successi e per le sue soddisfazioni personali. Per cui non trascurate, se il contatto con cui avete a che fare è per voi importante, di indirizzargli ogni tanto un po’ di corrispondenza “di aggiornamento”.
Allo stesso modo non fate l’errore di inviare email troppo dirette e solamente operative, come se si trattasse di un messaggio in cui impartite ordini. Utilizziamo un tono amichevole, arricchendo il messaggio con notizie relative a noi e al nostro interlocutore, ricordandoci sempre di augurare al nostro destinatario il meglio per il suo lavoro e la sua vita. Se avete a che fare con qualcuno che non conoscete, ricordatevi di cercare prima informazioni su di lui. Potete tenere un piccolo schedario dei vostri contatti — uno strumento utile, in questo senso, è Google Rapportive — nel quale appuntare informazioni importanti sulle persone con cui avete a che fare. Eviterete così figuracce e malintesi.
Sulla stessa linea, un errore molto diffuso, è quello di esagerare con la prima persona. Restiamo, sì, i mittenti del messaggio, ma questo non significa che non possiamo adottare un tono meno direttamente personale, con espressioni indirette che si focalizzino, piuttosto che su di noi, sul nostro interlocutore. Cercate quindi di rendere al meglio il senso del vostro messaggio mettendo sempre in disparte l'"io".
Non fate neanche lo sbaglio, diffusissimo, di scrivere messaggi troppo lunghi o troppo brevi. Se la vostra email sarà troppo lunga, è probabile che non vengano letti per intero, se è troppo breve rischia di cadere nel dimenticatoio. La regola perfetta? Componete il vostro messaggio di 4-5 periodi al massimo, cercando di essere chiari e di focalizzarvi solo su uno specifico punto. Se avete bisogno di uno spazio maggiore ricorrete agli allegati, o a un documento condiviso in cloud.
A proposito dello stile del messaggio, evitiamo innanzitutto di riempirlo di link: utilizzate pure collegamenti esterni, ma senza esagerare. Due o tre al massimo basteranno. Un suggerimento utile è quello di cercare di essere coinvolgenti, raccontando storie e fornendo esempi di ciò di cui stiamo parlando, nonché di ricalcare il tono dell’interlocutore con il quale avete a che fare. Se il suo linguaggio è formale, adottate lo stesso tono, e viceversa se la persona con cui vi scrivete è più colloquiale.
Le email sono inoltre un mezzo moderno, quindi non facciamo l’errore di adottare un linguaggio troppo ingessato, tipico della vecchia corrispondenza. Possiamo anche mettere da parte espressioni come “Cordiali saluti” o “cordialità”, così come i vari titoli burocratici (Ing., Dott., Esimio, Egregio), o espressioni troppo desuete. Non dimentichiamo, tuttavia, la formalità, che in alcuni casi è necessaria: se si scrive una email ufficiale a un ufficio, un istituto, un datore di lavoro, un professore, ecc. è bene rispettare le regole più tradizionali.
Infine un “trucco” interessante è quello di posticipare l’invio dei vostri messaggi. Scriviamo il messaggio lasciandolo in bozza, e programmiamo l’invio per un momento specifico della giornata. Ad esempio dedicate sempre uno specifico intervallo di tempo, alla mattina, per sbrigare la corrispondenza. In questo modo abituerete i vostri interlocutori a un ritmo preciso, e troverete il tempo di fare anche qualcosa di diverso da inviare messaggi di posta elettronica.
VIDEO - La tirannia delle email
